ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest GDD spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Warszawie, Plac Konstytucji 4 lok. 28 (00-552 Warszawa), wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000372049, NIP: 521-35-87-842 REGON: 142716091. Kontakt z Administratorem możliwy jest telefonicznie pod numerem +48 22 566 77 00 lub adresem poczty elektronicznej gdd@gdd.pl
Uzyskanie informacji o przetwarzaniu danych osobowych
Mogą się Państwo kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych – Joanną Kuźmińską pod adresem iod@gdd.pl lub za pomocą poczty tradycyjnej na adres Administratora z dopiskiem „RODO”.
Cel, podstawy prawne i okres przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:
- zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit b RODO, a także w celu kontaktu
z pracownikami/ współpracownikami klientów, kontrahentów, współpracowników – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest zapewnienia prawidłowej realizacji umowy – przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń związanych z wykonaniem usługi lub umowy, - rozpatrywania skarg/ reklamacji i wniosków – na podstawie art. 6 ust 1 lit b RODO – przez rok
po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji, - archiwizacji dokumentów, w tym umów i dokumentów rozliczeniowych – na podstawie art. 6 ust 1 lit c RODO – do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej,
- ustalenia i dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi, na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO gdzie uzasadnionym interesem jest dochodzenia lub obrona przed roszczeniami – przez czas trwania postępowań w zakresie dochodzenia roszczeń, zaś w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzonych roszczeń,
- obsługi zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub poczty tradycyjnej – niezwiązanych z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy lub inną zawartą z nim umową oraz zapewnienia rozliczalności – na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO, gdzie prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest udzielenie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania, a także na podstawie art. 6 ust 1 lit c RODO gdy konieczność udzielenia odpowiedzi jest wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze – Administrator przetwarza jedynie dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności,
- identyfikacji nadawcy oraz obsługi jego zapytania kierowanego z wykorzystaniem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub poczty tradycyjnej – w zakresie danych, które nie są niezbędne do nawiązania kontaktu lub obsługi zapytania – na podstawie art. 6 ust 1 lit a RODO – do czasu wycofania zgody,
- marketingu własnego – na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO gdzie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest prowadzenie działań marketingowych – gdy prowadzenie działań odbywa się bez wykorzystywania środków komunikacji elektronicznej, zaś jeżeli została wyrażona zgoda, to także dla celów prowadzenia działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej ,na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO i przepisów innych ustaw wymagających zgody na takie działania, do czasu wycofania zgody na takie działania lub wniesienia sprzeciwu w zależności, które ze zdarzeń nastąpi jako pierwsze,
- zapewnienia bezpieczeństwa mienia, bezpieczeństwa pracowników i współpracowników oraz informacji, które mogłyby narazić Administratora na szkodę – na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO gdzie prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez Administratora jest realizacja ww. celu – przez okres 3 miesięcy (o ile nie zachodzi zdarzenie wymagające zebrania materiału dowodowego). W przypadku, w którym nagranie obrazu stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa lub Administrator powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania,
- prowadzenia analiz i statystyk – na podstawie art. 6 ust 1 lit f RODO gdzie uzasadnionym interesem Administratora jest możliwość dokonywania analiz i statystyk – przez okres 3 lat.
Kategorie danych (informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą)
Administrator przetwarza następujące kategorie danych: imię, nazwisko, adres do faktury/ korespondencji, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, nazwa przedsiębiorcy, REGON, NIP, PESEL, numer dowodu osobistego, numer prawa jazdy.
Źródło danych (informacja dotyczy danych osobowych pozyskanych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą)
Uzyskanie informacji na temat źródła, z którego pozyskano Państwa dane osobowe możliwe jest po uprzednim kontakcie z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem iod@gdd.pl
Odbiorcy danych osobowych
Odbiorcą Państwa danych mogą być takie podmioty jak: firmy wspierające Administratora w działaniach marketingowych, PR, dostawcy usług hostingu lub usług teleinformatycznych, dostawcy przesyłek, dostawcy usług prawnych, księgowych i doradczych, a także inne podmioty, jeśli ich udział jest niezbędne w celu realizacji celów przetwarzania. Istnieje również możliwość, że przekażemy Państwa dane osobowe władzom państwowym – zrobimy to tylko wówczas, gdy będzie ciążył na nas prawny obowiązek wynikający z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Nie zakładamy, że będziemy przekazywać dane do Państw trzecich, czyli takich które znajdują się poza EOG (Europejski Obszar Gospodarczy). Gdyby jednak miało to nastąpić, nastąpi to z zachowaniem wszelkich wymagań wynikających z przepisów obowiązującego prawa. W sytuacji, gdyby przekazanie Państwa danych do Państwa trzeciego następowało na innej podstawie niż Państwa zgoda lub konieczność prawidłowego wykonania umowy lub gdy nie wystąpi jeden z wyjątków wskazanych w art. 49 RODO Państwa dane będą przekazywane zgodnie z treścią art. 45 lub 46 RODO. Art. 45 RODO dotyczy decyzji Komisji Europejskiej, która może uznać, że w danym państwie trzecim przestrzegany jest odpowiedni stopień ochrony danych osobowych. Wówczas przekazanie danych osobowych do tego państwa nie wymaga specjalnego zezwolenia. Z kolei art. 46 RODO wskazuje, że przekazanie danych do państwa trzeciego może nastąpić, gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia oraz pod warunkiem, że w systemie prawa państwa trzeciego obowiązują egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą, jak również skuteczne środki ochrony prawnej.
Prawa osób, których dane dotyczą
Mają Państwo prawo dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. W przypadku, gdy do przetwarzania danych dochodzi na podstawie Państwa zgody, mają Państwo prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Ponadto przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. W celu skorzystania z ww. praw należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych iod@gdd.pl lub Administratorem.
Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umowy, rozliczenia prowadzonej działalności, udzielenia odpowiedzi na kierowanie wnioski, rozpatrzenia skarg i reklamacji. W pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.
